Le Transfert de Compétences

Le transfert de compétences, késako ?

C’est savoir identifier, formaliser et transmettre les compétences clés nées de l’expérience et acquises par un collaborateur sur son poste de travail. C’est extraire de sa tête et de ses mains, une trame de travail, des subtilités métiers ou machines, des gestes métiers afin de pouvoir les sauvegarder et les transmettre.

C’est ensuite donner des clés à notre collaborateur transmetteur afin pouvoir partager ce savoir personnel de façon constructive en s’adaptant au profil de son apprenant et en privilégiant la mise en pratique en situation de travail.

Ce transfert de compétences est particulièrement utile lorsque des départs (en retraite ou autres) se profilent à l’horizon ou lorsqu’un parc machines est vieillissant.

Il permet :

-     de sécuriser les savoirs clés,

-     d’encourager la collaboration

-     et souvent, grâce au travail de fond qu’il génère, d’optimiser/améliorer les anciennes pratiques. La mise en place de modes opératoires, de processus, d’une traçabilité de la connaissance permet d’assurer la continuité de fonctionnement et de la sécuriser.

La prise en compte de « l’humain » sera la clé de la réussite.

Au commencement ?

Il faut déjà définir les compétences clés du poste que l’on veut transférer : s’agit-il de savoirs, de savoir-faire, de savoir-être ? Puis les identifier et les prioriser. Si une fiche de poste ou un référentiel de compétences existent, ils serviront de base.

Mais cela ne suffira pas.

La vision des compétences-clés d’un poste ainsi que leur priorisation variera selon la personne interrogée. Il est donc important d’inclure en amont les différents acteurs concernés.

Afin d’illustrer mon propos, prenons un exemple concret que j’ai rencontré : un technicien de maintenance en industrie.

Les compétences clés du poste vues par le responsable RH, le responsable maintenance et par le technicien ne seront pas tout à fait les mêmes, ni abordées de la même façon. Plus on se rapprochera du titulaire du poste et des compétences, plus les compétences clés seront détaillées, parfois trop, parfois également avec des habitudes ou pratiques qu’il est souhaitable de faire évoluer. Il est toujours utile de prendre le temps de creuser un peu, cela permet de mettre en lumière les choses !

Il est important de définir le degré de finesse attendu pour ce transfert de compétence.

Sur la fiche de poste fournie par le dirigeant ou le responsable RH, on pourra notamment retrouver la compétence :

·         « Diagnostiquer les pannes et réaliser les réparations nécessaires».

L’interprétation de cette compétence par le responsable maintenance pourrait être :

·          « Diagnostiquer la panne, assurer les réparations nécessaires, analyser les causes, rédiger le rapport et mettre à jour la documentation technique ».

Et selon le technicien de maintenance, cette compétence à transmettre pourrait être interprétée comme suit :

·          « identifier la machine concernée par le défaut, connaître ses spécificités et ses réglages (car elle est ancienne et a subi plusieurs modifications non tracées), identifier la panne, analyser les options possibles et les conséquences sur la production ( temps d’arrêt, Des commandes des pièces…), dépanner.

Il faut donc identifier les compétences, mais il faut également savoir identifier les connaissances dans la mémoire interne de notre transmetteur, les éléments utiles et constructifs à partager, et ceux qui le sont moins ou qui sont obsolètes.

L’humain rentrant en compte, il faut également mobiliser et accompagner notre « transmetteur » afin de lui donner l’envie de partager car cela entrainera forcément un changement dans ses habitudes de travail : il sera obligé de se questionner sur des gestes qu’il fait par automatisme, sur des informations ou des actions qui lui paraissent évidentes, il sera également obligé de « ralentir », de prendre le temps afin que son « apprenant » assimile correctement.

Le transfert de compétences doit être gagnant/gagnant

Un travail d’accompagnement est donc nécessaire. La pédagogie n’est pas une compétence innée, la compréhension de l’autre non plus. Or dans le cadre de ce transfert de compétence, l’accompagnement et la bienveillance sont nécessaires, tant du point de vue de l’apprenant que du transmetteur (par son manager ou par l’équipe RRH, ou par un consultant externe).

J’ai souvent rencontré cette problématique : nous avions une équipe maintenance, avec quelques « vieux de la vieille » qui connaissaient parfaitement les machines et qui avaient toujours fonctionné « de tête ».

Les machines et leurs programmes, au fil du temps, avaient fait l’objet de modifications et d’améliorations qui n’avait pas forcément été tracées (manque de temps, manque d’habitude, manque de process).

Mais peu importe, puisque X connaissait très bien la machine… Sauf que X n’est plus tout jeune, et il va bientôt prendre sa retraite. Bien sûr, un nouveau technicien va être recruté pour le remplacer, il aura de l’expérience ou un diplôme donc sera qualifié… Mais… Il ne connaît pas la machine et ses spécificités ni ses améliorations manuelles. En arrivant, il devra en outre apprendre toutes les spécificités de l’entreprise et les process internes, les règles de qualité, les règles de sécurité liées à cette entreprise et les pannes ne s’arrêteront pas pour autant. Il faut dépanner.

Mais là où X mettait une heure à identifier la panne et dépanner la machine, Y se creuse la tête et n’y comprend rien : les plans initiaux ne correspondent plus, le programme ne fonctionne pas comme indiqué… Bref, la journée passe et la machine n’est pas dépannée. Cela a un coût pour l’entreprise et est démotivant pour Y. Ce n’est pas ainsi que l’on va lui donner envie de rester. Et quand la problématique dure, c’est mettre en difficulté les collaborateurs et la production…

Alors oui, soyons honnête, le transfert de compétence a un coût. Mais c’est un investissement qui deviendra rapidement rentable tant sur le plan financier que sur le plan humain !

Sur le plan financier, faites le ratio :

(Coût du temps passé à préparer le transfert de compétence + coût du temps de doublon entre X et Y) versus (coût du temps d’arrêt machine + perte de production et recrutements multiples, car non fidélisation du personnel recruté).

Sur le plan humain et vie de l’entreprise :

·         Valorisation de l’expérience du « transmetteur » et de son travail,

·         Motivation et engagement  de « l’apprenant »  via sa montée en compétence et/ou son intégration,

·         Traçabilité et sécurisation des pratiques.

Je crois que cela en vaut la peine !

Et si vous manquez de temps ou si vous avez des questions, je suis là pour vous accompagner :)